Egy csinos doboz a recepció előtt
Esettanulmány: A QUiCK bevezetése egy filmprodukciós irodában
A csinos doboz esete a producerekkel
Egyik tanácsadási munkánk során egy viszonylag nagy filmprodukciós cég számviteli folyamatait és rendszereit kellett optimalizálnunk.
A filmes szakma elsőre és másodikra sem könnyű, de ha “filmes” számvitelről van szó, akkor nyugodtan használhatjuk a kihívás szót. Temérdek bizonylat, bejövő számla keletkezik egy produkció során, nagyon sok ember kezében és jellemzően olyan emberek kezében, akik kicsit sem akarnak ezekhez a dolgokhoz hozzáérni, mert sokkal fontosabb dolgaik vannak.
A tanácsadás során számos kihívással találkoztunk. Az egyik legszembeötlőbb viszont az volt, hogy össze-vissza, “késve”, szerteszét és szinte mindenhol voltak olyan számviteli bizonylatok, melyek erőteljesen befolyásolták egy adott hónap eredményességét, mely eredményességre viszont a tulajdonosok igen kíváncsiak lettek volna.
Szembeötlő volt az objektum nagy kiterjedése és “szabad légkörűsége”, illetve, hogy a recepció központi helyet foglal el az iroda életében, nagyon kedves munkatársakkal. A pénzügy viszont az iroda egyik eldugott zugában hátul helyezkedett el.
A tanácsadás során az egyik legnagyobb hatású innovációnk az volt, amikor egy csinos dobozt tettünk a recepcióra és megkértünk mindenkit, hogy mostantól, mikor megkapják a produkciós beszállítói számlákat, akkor ne az objektum hátsó részében lévő könyvelési osztályra vigyék (akikre eleve mindenki fura szemmel nézett), hanem csak dobják a recepción a dobozba. A könyvelést pedig megkértük, hogy mindennap ürítsék a dobozt.
Ez persze csak az első lépés volt, de valójában már ezzel a lépéssel drasztikus eredményeket értünk el, hiszen miután a "doboz ürítés" már megfelelően ment, akkor kezdtük el bevezetni a QUiCK-et és azt is megmutatjuk, hogy miért.
A végső megoldás
Ha kívánhatnék valamit, akkor a QUiCK sem akarna több lenni egy kedves recepciósnál egy dobozzal az asztalán, uncsi, de "hard core" könyveléssel és bejövő számlaiktatási procedúrákkal a háta mögött.
Az analóg doboz bevezetése után azonban messzebbre mentünk és az alábbi QUiCK funkciókat használtuk ki:
EMAILES IKTATÁS VAGY SZKENNELÉS A rendszer bevezetésével, a bejövő számlák dobozban való gyűjtése helyett, azok digitalizálásra kerültek. Ennek formája vagy szkennelés volt a dobozból vagy "gyorsabb fizetés ígérete mellett" megkértük a cég szállítóit, hogy küldjék a “kvikkes” email címre a számlákat. Így minden egy helyre került és szkennelni sem kellett.
AUTOSCAN: A QUiCK OCR illetve gépi tanulási mechanizmusai segítségével elkezdtük a rendszert betanítani, hogy minél hamarabb az iktatás nagy része emberi beavatkozás nélkül menjen. (adatfelismerések és költségkategorizálás és címkék használata)
TULAJDONOSI INFORMÁCIÓ A feldolgozott adatok alapján valós időben adtunk egy képet arról, hogy mi történik a cég költségeivel, mekkora például azok ÁFA tartalma egy adott időszakban, stb.
Összesen két hónap kellett a teljes bevezetéshez, mely annyira sikeres volt, hogy jelenleg a cég könyvelői is a QUiCK-es adatokat használják a szállítói számlák könyvelésére és havi szinten "riportolják" a cég pénzügyi eredményeit a tulajdonosok nagy elégedettségére.