Számos kis-és középvállalkozásnak tanácsolják azt, hogy rendszeresen készítsen vagy készíttessen könyvelőjével menedzsment jelentéseket cégéről. A kérdés az, hogy vajon minek? A menedzsment jelentés valami olyan dolog, amit mindenki érez, hogy jó lenne ha lenne, de nem nagyon tudjuk, hogy mire lenne jó használni.

Most bemutatunk öt olyan jelet, amikor nyugodtan elfelejthetjük, hogy továbbra is jelentéseket kérjünk könyvelőnktől vagy pénzügyesünktől, így ezentúl azon sem kell gondolkoznunk, hogy mire használjuk.

Mi az a management accounts / menedzsment jelentés?

Menedzsment jelentéseknek hívjuk azt az általában könyvelési vagy egyéb rekordokon alapuló pénzügyi jelentéscsomagot, ami rendszeres időközönként (havonta, negyedévente) átfogó, ám egyszerű képet ad cégünk pénzügyi helyzetéről. Olyan információkat tartalmaz, melyből a cég menedzsmentje a rövidtávú döntéseit képes megalapozni. A pénzügyi csomag formája általában cégspecifikus, tartalmazhat: eredménykimutatást, mérleget, cash flow-t, büdzsét és/vagy ezek megértését támogató pénzügyi mutatókat, statisztikai kimutatásokat, chartokat, ábrákat, ikonokat.

Nézzük tehát az 5 jelet, amikor a fenti szettre egyáltalán nincs szüksége cégünknek:

1. A jelentések kezdetlegesek

Előfordul, hogy sem megjegyzések, sem aktivitások, sem magyarázatok nincsenek rendelve az egyes számokhoz, csak számokat vagy esetleg egy főkönyvi kivonatot látunk. Viszont ha nem értjük jelentéseinket, nem tudjuk azokat kontextusba helyezni, akkor minek csináltuk, miért dolgozott vele bárki is? A megjegyzések, cselekvési tervek kidolgozása nem a könyvelő feladata, hanem a cégvezetésé!

2. Az elemzett periódus és az elemzések megérkezése között eltelt idő több, mint négy hét

Minél későbbi egy menedzsment jelentés, annál használhatatlanabb. A legfőbb előnye egy menedzsment jelentésnek a szokásos, “államnak, tulajdonosnak, hitelezőknek” benyújtott beszámolókhoz képest, hogy időben elérhető, aktuális. A beszámolókat Magyarországon 5 hónappal a fordulónaphoz képest kell benyújtani. Nyilván ezekből következtetéseket levonni már képtelenség, legalábbis ami a cégvezetést illeti.

Legyen az ember következetes, mikor meghatározza, milyen rendszerességgel vár el menedzsment jelentéseket! Egy korrekt negyedéves jelentés jobb, mint egy elkapkodott havi.

3. A menedzsment jelentések 100%-ig pontosak

Ez nyilván az előző ponthoz kapcsolódó, trade-off jelenség. Képtelenség teljesen pontos pénzügyi beszámoló csomagot időben leadni, ami forintra egyezik a valósággal - legalábbis hatékony költségkereteken belül. Ha egy pénzügyi beszámoló túlságosan pontos, akkor valamit elvesztett az előző pontokból vagy hosszú távon előállítása nem lehetséges.

Fókuszálj azokra a pontokra, melyek valóban fontosak a döntéseid szempontjából és kérd meg könyvelődet vagy pénzügyesedet, hogy elsősorban ezekkel a pontokkal kapcsolatban legyenek akkurátusak!

4. Soha nem hozol döntést a menedzsment jelentések alapján

Ha egyáltalán nem épül be a döntéshozatali folyamatodba a menedzsment jelentések elemzése vagy megértése, akkor miért készítteted? Csak azért, hogy lásd, hogyan telik az év?

Érdemes megnézni, hogy a szett megfelelő adatokat tartalmaz-e számodra. Ha nem ezek alapján hozol döntéseket, akkor valószínűleg nem! Vizsgáld meg mi az, ami a döntéshozatali folyamatodat nap mint nap elindítja, és próbáld ezeket az elemeket beemelni a jelentésekbe. Lehet, hogy egy zöld/piros nyíl lesz az, és nem a számok, amiket látsz.

5. Nincs a menedzsment jelentésnek összefoglaló oldala

Lássuk be, mindenki elfoglalt és az üzletre akar koncentrálni, nem mérlegsorok között elveszni. Ha nincs egy összefoglaló oldal, ami legalább jelzi, hogy miről is szól a következő oldalakon található rengeteg szám, akkor felejtsd el, hogy bárki a jelentések alapján hoz majd döntéseket.

Summa summárum

Ha a fenti 5 pontból legalább kettő igaz rád, akkor teljesen feleslegesen készíttetsz menedzsment jelentéseket. Hagyatkozz az intuícióidra, és koncentrálj a bizniszre! Így kockázatosabb lesz a működésed, talán kicsit “vonaltalanabb”, de legalább nem költesz feleslegesen valamire, aminek semmi értelme.